תפקיד מספר ספק (GCP)
מטרת מסמך זה הינה להבהיר את תפקיד מספר ספק (GCP) ולספק הדרכה על אופן השימוש בו ויצירת מפתחות זיהוי GS1
מספר ספק GCP סקירה
מספר ספק (GCP) הינו מספר ברישיון המכיל בין ארבע ל-12 ספרות המונפקות על ידי ארגוני GS1 ברחבי העולם ללקוחותיו. המספר מאפשר ללקוח ליצור מגוון מפתחות זיהוי GS1 (לדוגמה, מספר פריט מסחרי גלובלי, מספר משטח מספר משלוח וכו'). מפתחות הזיהוי משמשים לזיהוי מוצרים, חברות, מיקומים וכו'.
מספר הספק מכיל בתוכו את קידומת המדינה המוקצה על ידי ארגון GS1 העולמי. חשוב להדגיש כי קידומת המדינה אינה מגדירה היכן הפריט יוצר או הופץ. לדוגמה, למרות שמספר ספק -GCP הופק לחברה שמשרדיה הראשיים בבלגיה, ייתכן כי המוצר מיוצר במדינה אחרת. מדינת המקור, לדוגמה, לעיתים קרובות מצוינת בנתוני האב של המוצר או מתויגת על המוצר עצמו.
למרות שמספר ספק – GCP הינו רישיון ליצירת מפתחות זיהוי של GS1, המספר אינו מזהה את עיסוק החברה (לדוגמה, יצרן, מפיץ, בית חולים, מערכת בריאות, קליניקה וכו').
יש מפתח זיהוי אחר הנועד לזהות חברה ומיקום שנקרא 'מספר המיקום הגלובלי (GLN)' רק מפתח זה הוא מזהה החברה במערכת התקנים של GS1.
GCP מספר ספק הינו מספר רישוי המונפק לחברות אשר צריכות ליצור מפתחות זיהוי GS1, כמו מספר פריט מסחרי גלובלי (GTIN) ורבים אחרים
למידע נוסף, עיינו במסמך הסטנדרטים של GS1.
הבהרות לגבי מספר ספק GS1 (GCP)
גישה ריכוזית וגישה ביזורית בניהול מספרי ספק
חברה יכולה לשקול את המבנה והכללים העסקיים לניהול GCP. מספר ספק.
- הגישה הריכוזית: החברה האם או חברת בת אחת של החברה מזהה את כל טווח המוצרים, המקומות והפריטים האחרים הזקוקים לזיהוי באמצעות מספר ספק GCP הניתנת ברישיון לחברה האם, על פי המפרט הכללי של GS1 והחוקים הספציפיים של המדינה בה החברה ממוקמת.
גישה זו מציעה את יתרונות הריכוזיות והאחידות בניהול מזהיי מוצר, מקומות וכו', אך לא תמיד מציעה את הגמישות הדרושה להקצאת מפתחות זיהוי GS1 בארגונים גדולים ומורכבים.
- הגישה המבוזרת: כל חברת בת מזהה את המוצרים, המקומות והפריטים האחרים שלה, הזקוקים לזיהוי ברמה לאומית, באמצעות מספר ספק GCP רלוונטי הניתן ברישיון לכל חברת בת. גישה זו מציעה גמישות, אך עשויה להוביל לזיהוי של אותו מוצר, מיקום וכו' באופן בינלאומי עם מספרי זיהוי GS1 שונים, כולל קידומות חברה GS1 שונות.
בנוסף, החברה האם וחברות הבנות שלה יחליטו אילו מוצרים, מקומות ופריטים נוספים הזקוקים לזיהוי יזוהו בדרך ריכוזית (לדוגמה, כשיחידות ייצור הממוקמות במדינות שונות מייצרות את אותו מוצר) ואילו מוצרים ימוספרו באופן מבוזר (לדוגמה, על בסיס לאומי, אזורי או גלובלי).
ייעוץ לארגון מיועד לעזור לשפר את ההתאמה הפנימית וליצור גישה עקבית ואחידה יותר לניהול GCP וכיצד ליצור ולהקצות מפתחות זיהוי GS1. ייתכן גם כי חברה תאמץ גישה היברידית. לדוגמה, הגישה הכללית תהיה כמתואר בשיטה הריכוזית לעיל, אולם היא תבחר לייעד GCP מספר ספק מספציפית לקטגוריית מוצרים מסוימת או למדינה מסוימת.
להלן מספר שלבים בעת פיתוח שיטות ומדיניות פנימית לניהול מספר ספק GS1.
שלב 1: זיהוי מנהל GCP מנהל מספר ספק
- קביעת פונקציה בארגון אשר תהיה אחראית לניהול מספרי הספק.
- פונקציה זו עשויה להיות אדם, מחלקה או חטיבה , על פי המבנה המתאים ביותר לעסק. בארגון קטן, סביר כי אדם אחד יוכל לבצע תפקיד זה. בארגונים גדולים יותר, ניתן להקצות את האחריות למחלקה ספציפית.
- למידע נוסף, יש לעיין בשלב התפקידים והאחריות.
שלב 2: מיזוגים ורכישות של חברות.
ביצוע ביקורת פנימית לקביעת כמות מספרי הספק אותו ירכוש הארגון
בדרך כלל, ארגונים רב לאומיים מבקשים רישיונות מספר ספק GCP שונים. לדוגמה, חטיבה מקומית רוכשת רישיון מספר ספק GCP מארגון GS1 מקומי, בנוסף לרישיון מספר ספק GCP הנרכש על ידי חטיבה אחרת במדינה אחרת.
דוגמה נוספת מסופקת על ידי הנתונים הרשומים בבסיס הנתונים U.S FDA UDI, בו חברה רשמה מוצרים באמצעות מספר ספק GCP אחד וחברות אחרות רשמו באמצעות יותר… אין זה נדיר כי חברות הפועלות בתעשיות ומדינות רבות עם קווי מוצרים מגוונים ונרחבים רוכשים רישיון ליותר מ-GCP אחת.
- תופעת המיזוגים והרכישות היא עוד מקור לרישיונות מספרי ספק GCP נוספים. רכישה מלאה של כל החברה כוללת את מספר הספק ה-GCP שהיא רכשה בעבר. לחילופין, רכישות חלקיות ו/או של קווי מוצרים יכילו לפעמים רק חלק ממספר הספק ולא את כולו (GTIN למוצרים ספציפיים) לא ניתן להעביר מספר ספק חלקי בין חברה לחברה ולכן במקרה זה, הפריטים המסחריים הרלוונטים ידרשו GTIN חדש, בדרך כלל עם עדכון בתווית. שינוי ה-GTIN בדרך כלל מתואם בין המוכר והקונה על מנת למזער שיבושים אצל השותפים המסחריים ובשרשרת האספקה.
הערה: יש לדווח על שינויים בשל מיזוגים ורכישות לארגון GS1 המקומי אשר הנפיק את רישיון מספר הספק ה-GCP.
עם זאת, לא ניתן להעביר מספר ספק מארגון GS1 מקומי אחד לאחר.
GCP מספר הספק ישאר בארגון המקומי אשר הנפיק אותו .
- פעולה
- יש לוודא מהו מלאי רישיונות מספרי הספק P שהארגון קיבל את זכות השימוש בו בעיקר אם מדובר בארגון רב לאומי.
- יש לוודא כי המספרי הספק – GCP מאוחסנים בבסיס נתונים או פלטפורמה מרכזית ששם ניתן לנהל אותו כיאות על פי התקנות הרלוונטיות.
- יש ליצור קשר עם ארגון GS1 המקומי לתמיכה המסייעת בקביעת כמה מספרי ספק GCP הוקצו לחברה.
שלב 3: פיתוח תוכנית ניהול GCP מספרי ספק
- רישיון GCP הינו נכס לארגון עבורו הונפק.
- יש להקים בסיס נתונים לאחסון כל המספר ספק –GCP, כולל אישורי גישה לצוות המתאים.
- יש להגדיר מנהל, מדיניות, תפקידים ואחריות פנימיים, כמו גם מדריך תפעול, הכוללים את המבנה העסקי והמדיניות של החברה לגבי יצירת וניהול מזהי GS1.
- יש לוודא כי המדיניות הפנימית תואמת למפרטים ולכללים של תקן GS1.
הערה: ארגון המוכר מוצרים בערוצים רבים, כמו שירותי בריאות בפיקוח, מוצרי צרכנים וערוצים אחרים, ירצה לשקול, במקרה של פיצול עתידי או מכירת חטיבה, את השפעת ה-GTIN עבור הערוצים הרבים על בסיס אותה GCP. לדוגמה, יש ליצור ולהקצות GTIN חדש במקרה בו החברה משנה את מעמדה המשפטי בעקבות רכישה, מיזוג, רכישה חלקית, פיצול .
- פעולה
- יש לפתח מדיניות, נהלים ומדריך תפעולי המתאימים לצורכי העסק ומודל הניהול העסקי שלו. יש לכלול זאת כשכל מפתחות הזיהוי GS1 יונפקו מאותה מספר ספק GCP או מספרי ספק –GCP שונות. ראה הערה לעיל.
- יש לוודא כי המדיניות הפנימית תואמת למפרטים ולכללי GS1.
- למידע נוסף, יש לעיין
***במפרט הכללי של GS1
*** בכללי GS1 לשירותי הבריאות להקצאת GTIN
*** בכללי הקצאת תקן GLN
שלב 4: תפקידים ואחריות
- יש לזהות את הפונקציה האחראית ליצירת, הקצאת וניהול מפתחות זיהוי GS1 כמו GTIN, GLN, SSCC ואחרים. פונקציה זו עשויה להיות אדם או מחלקה.
- הקצאת GTIN עשויה להיות באחריות אדם אחד או מחלקה, בזמן שהקצאת וניהול GLN באחריות אדם או מחלקה אחרים, תלוי בשיטה המתאימה ביותר לשיטות העסקיות של הארגון.
- פעולה: יש להגדיר ולתעד את התפקידים והאחריות המתאימים למודל הארגוני ולצרכים העסקיים.
למידע נוסף ואודות מספר ספק GCP, יש ליצור קשר עם ארגון GS1 המקומי.
שאלות ותשובות
ארגוני GS1 המקומיים אינם רשאים להקצות מחדש מספרי ספק שכבר הונפקו למשתמשים.
ברגע שמפתחות זיהוי GS1 הוקצו לקטגוריית מוצרים, אין להקצות אותם מחדש בשום נסיבות, על מנת למנוע כפילות ולתמוך בצרכים ארוכי הטווח של תעשיית שירותי הבריאות.
לא, לא ניתן להקצות GCP מחדש מהחברה המקורית אליה ניתנה זכות השימוש. מספר הספק GS1 לא ימכר יוחכר או ינתן בשלמותו או בחלקו, לשימוש של חברה אחרת. על החברות ליידע את הארגון המקומי GS1 על כל שינוי בסטטוס המשפטי תוך שנה מהשינוי.
על החברות ליצור קשר עם הארגון המקומי GS1 ממנו התקבל זכות השימוש במספר ספק כדי לדווח על המיזוג, על מנת שהדבר יעודכן ברשומות הארגון.
יש לעיין בסעיף צור קשר באתר GS1 לפרטי ההתקשרות של כל ארגוני GS1.
יש לעיין ****במפרט הכללי של GS1 למידע נוסף אודות מיזוגים ורכישות.
אין תיאום בין המספר הספק – GCP למקום בו מיוצר המוצר. מספר הספק – GCP אינה מזהה את המוצר או את המיקום בו הוא מיוצר. לדוגמה, ניתן להנפיק GCP מספר ספק למשרד ארגוני של חברה הממוקמת במדינה א', אולם המוצרים מיוצרים במדינה ב' או במקומות רבים במדינות שונות.
